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单双中特王长期公开 www.ybcy5.cn 浅谈办公室文档一体化管理

作者:李昕然

来源:《报刊荟萃(上)》2018年第03期

摘要:随着科学技术的不断发展,计算机技术在很多领域已经得到应用和普及,对于办

公室工作中的文件档案管理来说,文档一体化管理是一种趋势和必然。本文主要从当前文档管理工作的现状出发,结合文档一体化管理中存在的问题,阐述开展文档一体化管理的必要性以及在办公自动化系统中如何实现文档一体化。

关键词:文档一体化;办公室管理;办公自动化

一、文档一体化管理概述

文档一体化管理是从公文处理和档案管理的连续性和整体性出发,以文件生命周期理论为依据,借助计算机及网络技术,实现从文件生成到归档管理的全过程控制。推行文档一体化管理就是要实现文件工作和档案工作的无缝衔接,达到对文件档案工作的前端控制,使文档实现管理流程一体化、系统设计一体化、信息利用一体化,最终实现文件工作与档案工作信息共享的目的[1]。

二、目前文档一体化管理存在的问题

(一)无法确定档案的完整性

档案部门尚未建立有效的措施来完整、全面地收集文件,文件在归档之前分散在各个部门的办公室,档案部门只能在文件办理完毕后被动的接收文件。文件收集的完整性完全依赖于办公室文件管理人员的工作是否认真负责、专业素养是否高,具有很大的主观性,这就使归档文件的完整性缺乏保证并最终影响档案工作的质量。

(二)办公室工作与档案工作发展不平衡

办公室由于具有职能权力,其文件工作与现实利益有直接联系,因此更重视文件工作而忽视档案工作。档案部门没有实权,许多管理制度得不到实行,虽然已实现办公自动化但对归档工作的监督指导毫无实质性。

(三)部分文件工作与档案工作具有重复性

一方面,在OA办公系统中生成或流转的文件形成之初就进行过著录却不能直接与档案管理系统挂接。另一方面,OA系统中流转电子文件的纸质文件归档后再进行数字化扫描也是重复的劳动。

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